Cette politique a été mise à jour pour la dernière fois le 21 septembre 2023.

La Clinique Dentaire Rose Ellis reconnaît pleinement ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels.

La présente politique énonce les règles régissant la gouvernance des renseignements personnels des patients détenus par la clinique. Elle est publiée sur le site web de la clinique ou accessible par tout autre moyen approprié (par exemple, à la réception de la clinique).

I. Responsable de la Protection des Renseignements Personnels et Son Rôle

  1. Personne Responsable de la Protection des Renseignements Personnels:
    Le Dr. Jérôme Espirt, en tant que personne ayant la plus haute autorité au sein de l’entreprise, assume la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels détenus par la Clinique Dentaire Rose Ellis, où le Dr. Jérôme Espirt est désigné responsable de la protection des renseignements personnels détenus par la Clinique Dentaire Rose Ellis.Il peut être contacté au 819-472-8088 ou par écrit à l’adresse info@dentistedrummondville.com. Ses nom, titre et coordonnées sont publiés sur le site de la clinique.
    Le responsable de la protection des renseignements personnels a suivi une formation en matière de protection des renseignements personnels.
  2. Rôle:
    Le responsable de la protection des renseignements personnels, en conformité avec la loi, reçoit et traite toute demande liée à la protection des renseignements personnels, quelle qu’en soit la nature, notamment :

    • Il reçoit et traite les demandes d’accès, de rectification, de copie de dossier, de restriction ou de refus d’accès, de retrait de consentement.
    • Il assure la gestion des incidents de sécurité.
    • Il tient un registre des incidents de confidentialité.
    • Il notifie les personnes concernées des incidents de confidentialité présentant un risque sérieux.
    • Il déclare à la Commission d’accès à l’information les incidents de confidentialité présentant un risque sérieux.
    • Il tient un registre des journalisations.
    • Il peut faire des recommandations en matière de protection des renseignements.
    • Il peut proposer la tenue d’activités de formation sur la protection des renseignements.

II. Renseignements Personnels Collectés

La clinique ne collecte que les renseignements personnels nécessaires à la prestation de soins dentaires, conformément aux lois et règlements régissant l’exercice de la profession de dentiste.

  1. Quels sont les renseignements collectés par la clinique dentaire ?
    La clinique collecte les renseignements personnels énumérés à l’article 15 et 16 du Règlement sur la tenue des cabinets et des dossiers et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des dentistes du Québec :

    • Le nom, le sexe, la date de naissance, l’adresse et le numéro de téléphone du patient.
    • Les antécédents médicaux et dentaires du patient.
    • Le dentiste consigne au dossier dentaire du patient les éléments suivants : date de consultation, diagnostic, choix de traitement, relevé des opérations, matériaux et médicaments utilisés, ordonnances écrites, résultats d’examens, annotations relatives aux informations fournies au patient.
    • Les informations relatives aux honoraires professionnels et aux sommes facturées au patient.
    • Une note signée par le patient ou son représentant, lorsqu’il demande le retrait d’une pièce ou d’un document, indiquant la nature du document et la date de son retrait.

Le dentiste collecte également les renseignements figurant au questionnaire médicodentaire confidentiel de l’Ordre des dentistes du Québec. À des fins de facturation, le dentiste collecte également d’autres renseignements nécessaires, tels que le numéro d’assurance maladie, la date d’expiration de la carte d’assurance maladie, le nom de la compagnie d’assurance du patient, etc.

  1. Par quels moyens et auprès de qui sont-ils collectés ?
    Les renseignements personnels sont collectés auprès de la personne concernée lors de sa première visite grâce au questionnaire médicodentaire confidentiel. Pour les mineurs de moins de 14 ans, les renseignements sont collectés auprès du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur. Pour les mineurs de 14 ans et plus, les renseignements sont recueillis auprès du mineur lui-même ou du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur. Pour les majeurs inaptes, les renseignements sont recueillis auprès du tuteur ou du mandataire.

Lors de la collecte initiale des renseignements personnels et sur demande ultérieure, le patient ou son représentant légal est informé, au moyen du formulaire intitulé « La clinique vous informe », des éléments suivants :

  1. Le nom de l’organisme qui recueille les renseignements.
  2. Les fins auxquelles ces renseignements sont recueillis.
  3. Les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis.
  4. Les droits d’accès et de rectification des renseignements.
  5. La possibilité de restreindre ou de refuser l’accès à un renseignement.
  6. Le droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
  7. La durée de conservation de ces renseignements.

III. Mesures de Protection des Renseignements Personnels Collectés

  1. Qui, au sein de l’entreprise, a accès aux renseignements personnels collectés ?
    Les professionnels, employés, stagiaires ou étudiants de la clinique n’ont accès aux renseignements personnels des patients que dans la mesure où ils sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

    • Le personnel soignant (dentiste, hygiéniste dentaire, assistante dentaire) a accès aux renseignements de santé nécessaires à la prestation de soins dentaires.
    • Le personnel administratif (secrétaire, réceptionniste, comptable, coordonnateur) ainsi que le dentiste ont accès aux renseignements nécessaires à la facturation, à la prise de rendez-vous et aux autres informations administratives.

Tous les employés de la clinique, y compris les stagiaires et étudiants le cas échéant, ont signé un engagement de confidentialité.

Tous les professionnels, employés, stagiaires et étudiants de la clinique ont pris connaissance de la présente politique et ont bénéficié d’activités de formation et de sensibilisation en matière de protection des renseignements personnels (réunions).

Lieu de conservation et mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels des patients sont consignés dans le dossier dentaire. Le dossier dentaire est conservé dans un meuble auquel le public n’a pas accès. Les dossiers sur support numérique bénéficient de mesures de protection permettant de restreindre l’accès aux seules personnes autorisées (contrôle des accès, services technologiques utilisés, sauvegarde et fréquence).

Les dossiers dentaires archivés sont conservés dans un meuble auquel le public n’a pas accès.

Journalisation des utilisations des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels s’assure que le registre des journalisations des utilisations des renseignements de santé soit complété quotidiennement par tout membre du personnel ou tout professionnel ayant consulté, utilisé, communiqué ou reçu communication d’un renseignement de santé.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est réalisée lors de tout projet d’acquisition, de développement et de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels.

La loi définit le « produit ou service technologique » comme étant un équipement, une application ou un service requis afin de recueillir, de conserver, d’utiliser ou de communiquer un renseignement, tels qu’une banque ou un système d’information, un réseau de télécommunication, une infrastructure technologique, un logiciel ou une composante informatique d’un équipement médical.

Une EFVP est également réalisée lorsqu’un renseignement personnel doit être communiqué à un partenaire/fournisseur à l’extérieur du Québec. Ce n’est que si la réévaluation démontre que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus, qu’il sera transmis, et après en avoir informé la ou les personnes concernées.

Communication à des tiers

Les renseignements personnels des patients ne peuvent être communiqués à des tiers sans leur consentement, sauf lorsque la loi le prévoit.

IV. Les droits des patients

  1. Droit d’accès et procédure
    Si le patient souhaite consulter son dossier dentaire, il doit en faire la demande à Dr. Jérôme Espirt, responsable de la protection des renseignements personnels, par écrit à info@dentistedrummondville.com. Dès la réception de sa demande d’accès, il recevra un accusé de réception. Le responsable de la protection des renseignements personnels lui donnera accès gratuitement à son dossier dentaire au plus tard dans les 30 jours de la réception de sa demande, et dans les heures d’ouverture habituelles de la clinique. Le responsable de la protection des renseignements personnels doit motiver tout refus d’acquiescer à une demande d’accès en spécifiant les motifs de son refus, la disposition de la Loi sur laquelle ce refus s’appuie, les recours qui s’offrent au requérant, et le délai dans lequel ils peuvent être exercés.

2. Droit de rectification et procédure
Le patient a le droit de :

  1. Faire corriger, dans un document qui le concerne et qui est inclus dans tout dossier constitué à son sujet, des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques en regard des fins pour lesquelles ils sont recueillis.
  2. Faire supprimer tout renseignement périmé ou non justifié par l’objet du dossier constitué à son sujet.
  3. Verser au dossier constitué à son sujet les commentaires qu’il a formulés par écrit.

Sa demande doit être adressée à Dr. Jérôme Espirt, responsable de la protection des renseignements personnels, par écrit à info@dentistedrummondville.com. Le responsable de la protection des renseignements personnels y donnera suite au plus tard dans les 30 jours de sa réception, et selon le cas, délivrera au patient une copie du document ou de la partie du document attestant que les renseignements y ont été corrigés ou supprimés, ou une attestation que ses commentaires écrits ont été ajoutés.

Le responsable de la protection des renseignements personnels doit motiver tout refus d’acquiescer à une demande et indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, les recours, et le délai dans lequel ils peuvent être exercés.

Droit d’obtenir une copie et procédure

Le patient a le droit d’obtenir une copie de son dossier dentaire. Sa demande doit être adressée à Dr. Jérôme Espirt, responsable de la protection des renseignements personnels, par écrit à info@dentistedrummondville.com. La personne responsable de la protection des renseignements personnels y donnera suite au plus tard dans les 30 jours de sa réception, et pourrait exiger des frais de reproduction ou de transmission. Les copies de dossiers papier seront remises en main propre ou envoyées par courrier recommandé. Lorsque le dossier est sur support numérique, il sera communiqué au requérant dans un format technologique structuré et couramment utilisé, via un mode de transmission sécurisé.

Possibilité de restreindre ou de refuser l’accès à un renseignement personnel

Le patient a le droit de restreindre l’accès à ses renseignements de santé ou de refuser qu’un renseignement le concernant soit accessible à certaines personnes déterminées, dans certaines circonstances. Sa demande doit être adressée à Dr. Jérôme Espirt, responsable de la protection des renseignements personnels, par écrit à info@dentistedrummondville.com.

Droit de porter plainte et procédure

Le patient a le droit de déposer une plainte en lien avec la collecte, l’utilisation, la communication à un tiers de ses renseignements personnels, ou tout autre motif en lien avec la protection de ses renseignements personnels. Sa demande doit être adressée à Dr. Jérôme Espirt, responsable de la protection des renseignements personnels, par écrit à info@dentistedrummondville.com.

La plainte du requérant doit contenir les détails nécessaires à la compréhension de la situation, la personne mise en cause, son poste, la date des événements reprochés, la présence de témoins et leurs noms, le cas échéant.

Dès la réception de sa plainte, le requérant recevra un accusé de réception. La personne responsable de la protection des renseignements personnels effectuera une enquête, et rencontrera toutes les personnes impliquées. Toute personne employée ou tout travailleur autonome de la clinique dentaire est tenu de collaborer au processus d’enquête et de le faire en préservant le caractère confidentiel des informations dont elle dispose, sauf dans la mesure nécessaire pour analyser la plainte.

À l’issue de l’enquête, un rapport sera produit par la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Ce rapport établira le bien-fondé des allégations et, le cas échéant, proposera des recommandations pouvant comporter des mesures administratives ou disciplinaires, la mise en place de mesures permettant d’éviter que de nouveaux incidents de même nature se reproduisent, une déclaration à la Commission d’accès à l’information selon la nature de l’incident, ou toute autre mesure jugée pertinente. La personne responsable de la protection des renseignements personnels informera le plaignant par écrit des conclusions de son enquête, et des mesures qui seront mises en place.

Procédure en cas de survenance d’un incident de confidentialité

Définition

La loi définit « l’incident de confidentialité » comme étant :

  1. L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel.
  2. L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel.
  3. La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel.
  4. La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

Procédure

Lorsque le responsable de la protection des renseignements personnels est informé d’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel, il doit :

  • Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
  • Inscire l’incident au registre des incidents, et ce, même si l’incident ne présente pas un risque qu’un préjudice sérieux soit causé.
  • Déterminer si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé.

Lorsqu’il évalue le risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité, le responsable de la protection des renseignements personnels doit tenir compte notamment de la sensibilité du renseignement concerné, des conséquences appréhendées de son utilisation, et de la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.

Lorsque l’incident présente le risque qu’un préjudice sérieux soit causé, il doit, avec diligence, aviser la Commission d’accès à l’information au moyen du formulaire prévu par la commission à cet effet, de même que toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident. Il peut également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée.

Délai de conservation et de destruction

Le dossier dentaire est conservé cinq ans suivant la dernière inscription ou insertion dans le dossier conformément à la loi.

Les renseignements personnels relatifs aux pièces justificatives nécessaires à la vérification des renseignements contenus dans les registres et livres de comptes de la clinique sont conservés six ans conformément à la Loi sur l’impôt sur le revenu.

À l’issue de ces délais, les renseignements personnels seront détruits de manière à en préserver la confidentialité selon les méthodes suivantes :

  • Dossier sur papier : incinération.
  • Dossier électronique : déchiquetage.